Veel ondernemers stoeien met het tijdig betaald krijgen van de facturen. Dit kan behoorlijke problemen opleveren. Als je klant niet betaalt zou het zomaar zo kunnen zijn dat je zelf ook de rekeningen niet kunt betalen met alle gevolgen van dien. Één van de middelen om dit goed op de rit te krijgen is een goede debiteurenadministratie. Dit geeft je allereerst een goed inzicht in je debiteurenportefeuille. Welke klant heeft netjes op tijd betaald en welke nog niet. Een debiteurenadministratie kan er dus voor zorgen dat je korter op je debiteuren zit en eerder herinneringen gaat versturen. Zo komen deze liquide middelen eerder op je rekening waarmee je dus weer kunt ondernemen. Lees in dit blog hoe je komt tot een goede debiteurenadministratie.

Het inrichten van een goede debiteurenadministratie

Voor ieder bedrijf kan het uiteraard verschillend zijn hoe je een goede debiteurenadministratie inricht. Voor een ZZPer is dat nu eenmaal anders dan voor een multinational. Het belangrijkste is dat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de debiteurenadministratie en dat je de randvoorwaarden goed hebt ingevuld. Met randvoorwaarden bedoel ik vooral het zorgdragen voor goede software. Vaak kan je met één pakket alles goed regelen. Hiermee kan je allereerst de factuur maken. Het scheelt natuurlijk al als je de factuur kort na het doen van het betreffende werk of leveren van het product doet. Vervolgens kan je met deze software goed volgen of de betreffende factuur betaald is of niet. De meeste systemen kan je namelijk koppelen aan je internetbankieren en zodoende weet je realtime of de factuur betaald is ja dan wel nee. Is de betalingstermijn overschreden dan kan je snel actie ondernemen door een herinneringsfactuur te versturen. Ook zou je telefonisch contact op kunnen nemen en bijvoorbeeld een betalingsafspraak treffen. Leg het proces wat je met behulp van een goede debiteurenadministratie uitvoert in ieder geval goed vast. Zodat degene die het doen goed weten wat ze wanneer moet doen.

Wat als een goede debiteurenadministratie niet afdoende is?

Helaas is het zo dat hoe goed je debiteurenadministratie ook is een klant toch niet betaalt. Dit kan zijn doordat deze vindt dat jouw verplichting nog niet is nagekomen of dat de klant simpelweg niet in staat is te betalen. Beiden vervelende situaties. Belangrijk hierin is dat je samenwerkt met een goed incassobureau die de vordering voor je kan gaan innen. Je kunt ook het debiteurenrisico verder afdekken met een goede kredietverzekering. Vaak zit daar ook al de mogelijkheid in om over te dragen aan een incassobureau.